Управление закупками, поставками и распределение ресурсов
Планирование ресурсов по проекту является основой формирования во времени потребностей в ресурсах и определения возможности обеспечения ресурсами для заключения контрактов по закупкам ресурсов, планирования поставок ресурсов, а также основой распределения уже закупленных ресурсов по работам проекта.
Как основная составляющая управления проектами ресурсное планирование включает ряд составляющих, в том числе:
- разработку и сбалансированный анализ комплексов работ и ресурсов, направленных на достижение целей проекта;
- разработку системы распределения ресурсов и назначение ответственных исполнителей;
- контроль за ходом работ — сравнение плановых параметров работ с фактическими и выработку корректирующих воздействий.
Ресурсы выступают как обеспечивающие компоненты работ по проекту, включающие исполнителей, энергию, материалы, оборудование и т.д. Соответственно с каждой работой можно связать функцию потребности в ресурсах, рассчитать методами календарного планирования потребности в ресурсах по проекту в целом и методами выравнивания сбалансировать соответствие потребностей наличию или возможностям обеспечения ресурсами.
Имеются два основных метода планирования ресурсов проекта [1, с.579]:
- ресурсное планирование при ограничении по времени;
- планирование при ограниченных ресурсах.
Первый подход — ресурсное планирование при ограничении по времени, предполагающей фиксированную дату окончания проекта и назначение на проект дополнительных ресурсов на периоды перегрузок.
Второй подход — планирование при ограниченных ресурсах, — предполагающий, что первоначально заданное количество доступных ресурсов не может быть изменено и является основным ограничением проекта.
В результате ресурсного планирования менеджер проекта получает возможность перейти к следующей фазе управления ресурсами — к организации закупок и поставок ресурсов.
Основные задачи закупок и поставок
В организации закупок и поставок ресурсов можно выделить две фазы: проектно-закупочный и проектный циклы [1, с.580].
Проектно-закупочный цикл содержит следующие укрупненные этапы, см. рис. 1:
Основная задача проектно-закупочной фазы проекта — обеспечить поступление оборудования, конструкций, материалов и услуг в точном соответствии с планом проекта. Этот процесс можно разделить на две части:
- закупки ресурсов и услуг на конкурсной основе;
- поставки на место производства работ.
Структура системы распределения ресурсов проекта по работам изображена на рисунке 2.
Структура этапов материально-технического обеспечения проектов
Структура этапов материально-технического обеспечения проектов укрупненно сводится к следующим шагам [1, с.581-582]:
1) подготовка спецификаций и технических условий, характеризующих количество и качество необходимого оборудования, машин и механизмов, конструкций, материалов, работ, услуг;
2) планирование и организация процесса закупок;
3) изучение возможных источников закупки ресурсов и переговоры с возможными поставщиками;
4) предварительный отбор участников торгов;
5) подготовка документов для торгов;
6) проведение торгов и принятие решений о присуждении контрактов заявителям, выигравшим торги;
7) размещение заказа, включая переговоры о поставках;
8) контроль за поставками (своевременность, комплектность, количество и качество)с принятием необходимых мер в случае появления отклонений;
9) разрешение конфликтов;
10) взаиморасчеты;
11) найм на работу необходимых специалистов (подрядчиков), включая консультантов;
12) планирование поставок;
13) организация бухгалтерского учета;
14) доставка, приемка и хранение товара;
15) учет и контроль доставки.
Последние 4 позиции, в западной научной литературе по управлению проектами, принято выделять в самостоятельный блок работ, называемый поставками. Остальные же работы относят к закупкам. Такое деление не случайно, так как закупки осуществляет заказчик, а поставки — подрядчик.
Организационные формы закупок
Различают следующие организационные формы закупок [1, с.583]:
1) Прямые, в которых правовая связь существует между двумя субъектами закупок; между ними заключается соответствующий договор. Предваряют прямые закупки, как правило, торги, но могут осуществляться и прямые закупки без торгов.
2) Посреднические, в которых лицо, осуществляющее проект, вступает в правовые отношения с посредником, т.е. лицом, которое способствует обеспечению проекта необходимыми ресурсами.
3) Биржевые, в которых члены биржи осуществляют биржевую торговлю непосредственно от своего имени и за свой счет или от имени клиента за его счет, или от своего имени за счет клиента, или от имени клиента за свой счет. Посетителями биржевых торгов могут быть юридические, физические лица, не являющиеся членами биржи и имеющие право на совершение биржевых сделок.
Защита нарушенных или оспариваемых прав и интересов предприятия и предпринимателей при осуществлении закупок осуществляется арбитражными судами (как правило) и общими судами (в некоторых случаях).
Требования к некоторым из вышеперечисленных шагов в цикле закупок и поставок, характерных для рыночной экономики, следующие [1, с.584-585]:
- закупки и поставки осуществляются на основе данных проектной документации;
- графики разрабатываются в увязке с общим планом проекта и учитывают длительность всех его фаз;
- план должен охватывать весь проект в целом;
- выбор места закупок определяется на основе расчета стоимости вариантов;
- в плане определяются структуры и лица, ответственные за каждую позицию, подлежащую поставке.
Выбор поставщиков осуществляется на основе изучения так называемых квалификационных анкет, призванных осветить управленческие технические, производственные и финансовые возможности оферента. Окончательный выбор поставщиков осуществляется в результате торгов.
Требования к порядку размещения заказов сводятся к следующему:
- совместно с проектной организацией разрабатываются мероприятия по стандартизации (сокращению номенклатуры) закупок;
- общие заказы оформляются только на основе работ по сокращению номенклатуры закупок;
- оценка заявок и проведение торгов предшествуют заключению контрактов;
- заключение контрактов производится в результате дополнительных встреч и согласований с победителями торгов по вопросам требований к перевозке и хранению грузов, а также порядка платежей и премирования.
Контроль над поставками:
- осуществляется на основе специальных графиков, включающих плановые и фактические сроки и объемы поставок;
- организуется по каждому из перечисленных выше видов поставок (оборудование, работы, местные материалы, услуги);
- основывается на общем плане проекта;
- все изменения вносятся в общий график проекта;
- основывается на стандартных формах отчетности.
Все перечисленные работы возглавляет служба руководителя проекта, работающая в контакте со всеми предприятиями и организациями, обеспечивающими проект ресурсами. В крупных проектах главный руководитель (главный менеджер) проекта делегирует соответствующие полномочия специальному менеджеру по поставкам (или даже специальной службе).
Источник:
1. Управление проектами. Справочник для профессионалов / И.И. Мазур, В.Д. Шапиро, Н.Г. Ольдерогге, А.В. Полковников и др. — М.: Омега-Л
Текст: Равилов Владимир